Digitalização Registrada

A DIGITALIZAÇÃO REGISTRADA  com fé pública (ou Trasladação de Documentos com Fé Pública Registral) é o processo pelo qual mídias digitais, contendo imagens geradas pela trasladação do acervo documental em  papel para meio digital, são registradas em CARTÓRIO  DE  REGISTRO  DE  TÍTULOS  E  DOCUMENTOS  – RTD, para  fins  de  guarda  e  conservação   perpétua  de  seu  conteúdo.  A imagem  do  documento  trasladado  para  a  mídia  registrada  pode voltar ao papel  com valor de original, se acompanhada da certidão de registro típico fornecida pelo Cartório de RTD.

Na Trasladação de Documentos com Fé Pública Registral não se admite a participação de Tabelião de Notas, atestando, por meio de ata notarial, sua conferência com os aludidos originais, de modo a pretender extrair, no futuro, cópias autenticadas dessa mídia, materializáveis em meio papel, a qualquer tempo, e dispensada nova apresentação dos originais, que lhes deram origem, atuando como validador da digitalização de  documentos  para posterior gravação em  mídia  óptica. Nem se permite somente o registro da ATA NOTARIAL como suporte para a transformação dos documentos originais em vias  com idêntico valor legal.  Não podem  os Tabeliães de Notas arquivar os documentos originais (porque essa é atribuição dos registros de títulos e documentos), impedidos estão, também, os Tabeliães de Notas, de extraírem certidões desses documentos.

As  imagens  trasladadas  para  mídia  óptica  deverão  conter, unitariamente, código de segurança que possa ser validado junto ao Oficial de Registro de Títulos e Documentos, a qualquer hora.

Os serviços mencionados preveem que os documentos deverão ser trasladados obedecendo, no mínimo, aos requisitos adiante:

  • Retirada   dos   documentos   das   instalações   do   CLIENTE   e transporte para local da licitante  em que serão  prestados os serviços;
  • Preparação dos documentos para trasladação das imagens, que compreende:colagem de etiquetas de identificação nas pastas e ou caixas, desmontagem dos “pacotes” na  produção, desmetalização, desdobramento, desamassamento, separação por tipo de mídia, retirada e recolocação das tarjas, quando houver, colagem de rasgos, visando preservar adequadamente a integridade física da documentação  original;
  • Classificação  dos  originais  quanto  à  qualidade  para direcionamento de processo a ser aplicado;
  • Trasladação   do  documento  original  do  meio   físico   (papel)   e gravação de documentos no  formato  PDF  (Portable  Document Format) para posterior registro, para a guarda e a  preservação perpétua dos documentos;
  • Indexação, com tríplice inspeção, com informações alfanuméricas das imagens com até 3 (três) campos,  que devem estar explícitos nos documentos. Estas informações constarão no relatório de indexação a ser posteriormente elaborado para CAD tipo de documento, de cada setor/área/departamento (por exemplo);

Sobre as imagens, cada uma,  unitariamente, deverá:

  • Receber   código   hash    de   segurança   para   que   possa   ser referendada pelo Oficial de Registro  de Títulos e Documentos, para comprovação da autenticidade do original, em caso de alegação de falsidade, respeitando-se a questão do ônus  da prova;
  • Conter a indicação de qual livro registral  está  trasladada, para eventual busca por parte do Oficial de Registro de Títulos e Documentos;
  • Fazer constar em seu conteúdo o nome  da empresa proprietária do documento, um número de controle de interesse do Oficial de Registro de Títulos e Documentos, e as informações legais para subsidiar o tipo de registro pretendido;

Sobre as mídias ópticas:

  • Cada mídia óptica deverá ter também códigos hash  de segurança próprios, diferentes  dos  códigos  de  segurança  das  imagens trasladadas,  que  permitam  a  verificação  de  integridade  e autenticidade, não só do seu continente, como de seu conteúdo;
  • Uma mídia de back-up fica sob responsabilidade de Cartório de Registro   de  Documentos,   que   tem  a  responsabilidade  legal   de guarda e perpetuação  de seu conteúdo, conforme artigo 127  da Lei Federal 6.015/73, observando o dever de sigilo das informações, conforme artigos 30 e 31 da Lei Federal 8.935/94    uma mídia fica sob a guarda e responsabilidade da CLIENTE.
  • Sobre  as certidões  e seus  respectivos  termos, deverá  constar o nome  do proprietário        dos documentos  e resumo do conteúdo das mídias ópticas;
  • Sobre   os   indexadores,  o  Cartório  de   Registro   de   Títulos  e Documentos deverá receber o banco de índices entregues ao proprietário dos documentos, para que faça pesquisas em seu provedor interno, para seu próprio uso e de seus auxiliares, caso o Oficial deseje localizar informações on-line, sem contudo ter a obrigação de transformar-se em provedor de acesso a imagens.
  • Sobre o sigilo das informações, não será permitida a apresentação de nenhum documento registrado a nenhum interessado, público ou particular, salvo ordem judicial ou autorização da empresa proprietária da mídia, expressa em ato formal, assinado por seus representantes legais, mediante comprovação.
  • Deverá  haver indicadores  que  correlacionem,  inequivocamente até  para efeitos  de perícia judicial,  a tríade composta  por: cada uma  das imagens, cada uma  das mídias e cada uma  das certidões de registro cartorial. Tais indicadores devem ter, no mínimo, a identificação  do  cartório  de  Registro  de  Títulos  e  Documentos onde se deu o registro, o número identificador do efetivo registro, número este repassado pela Corregedoria Estadual e a localização de cada imagem, unitariamente;
  • Por   se   tratar  de   trasladação   de   documentos   físicos   para eletrônicos em Cartório de Registro de Títulos e Documentos (RTD), sendo   atribuída  FÉ   PÚBLICA   e  caráter  de  documento  original autêntico, por Oficial de Registro de Títulos e Documentos, documentos  serão  dotados  de valor jurídico e probante, iguais aos originais, sendo  que  tais traslados serão  guardados pelo  Oficial de Registro em caráter permanente/perpétuo, com o mesmo valor de documento original;
  • Reforçando: o registro mencionado   acima  NÃO se refere   ao registro de imagens extraídas  dos  documentos  originais com  valor de cópia autenticada e vinculado à Ata Notarial, mas ao registro conforme Lei Federal 6.015/73 aplicado aos documentos;
  • Deve ser observada a restrição de territorialidade no ato do registro em Cartório de Registro de Títulos e Documentos se o tipo de documento ou de registro assim o exigir
  • Armazenamento de até (volume estimado de paginas) de documentos de uma face, tamanho até A4 por software;
  • Acesso  aos  documentos  – permissão  para usuários simultâneos  via  web,  pela   rede   existente.   O  sistema   fornecerá listagem  de registro de intervenções  efetuadas. Esse sistema estará disponível em noventa dias, contados a partir da data de assinatura deste  contrato. O sistema  de acesso às imagens  poderá estar disponível para utilização pelos usuários ininterruptamente, 24 horas por dia, inclusive finais de  semana,  tendo  em  vista a  natureza do  serviço. O sistema  deverá  apresentar um  índice de disponibilidade de 98% ao mês;

As  seguintes   definições   se  aplicam  aos  termos  utilizados:

  • Digitalização  Registrada – Compreende a trasladação dos documentos sob a forma física  em papel  para a forma eletrônica, gravação das mídias ópticas com as imagens  oriundas dos  documentos  originais e registro das mídias em Cartórios de     Registro de Títulos e Documentos;
  • Armazenamento – Compreende o armazenamento dos documentos sob a forma eletrônica, em servidores da IMAGE ONE e INFOCRAFT, na quantidade de até (volume estimado de paginas) de documentos,  tamanho A4;
  • Acesso aos documentos – Compreende o acesso às imagens dos documentos armazenados, via rede Internet existente nos escritórios da CLIENTE. A IMAGE ONE e INFOCRAFT  entregará  à  CLIENTE,  mídias registradas em  DVD, com até 100 mil imagens dos documentos digitalizados, acompanhadas da Certidão de Registro, emitida pelo Cartório de Registro de Títulos e Documentos.

 



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