Erp Público - Protocolo

O Protocolo, Documentos Eletrônicos e Processos é composto por soluções que vão desde a preparação dos documentos, andamento de despachos, controle de anexação de documentos, pré-solicitações de compras ou serviços até o seu arquivamento, sendo possível inclusive, que o setor competente realize pesquisas a qualquer momento.

Principais Benefícios:

  • Gerenciamento do workflow (fluxo do processo) com fases, alternativas, providências e decisões;
  • Arquivamento com endereçamento de rua, estante e prateleira;
  • Cadastramento e vinculação de taxas a processos;
  • Cadastro e tramitação de documentos;
  • Cadastro de processos por espécie, assunto, grupo de assunto e workflow;
  • Anexação de arquivos digitalizados ao processo;
  • Apensação ou anexação de documentos ao processo;
  • Pesquisa por palavras-chave;
  • Ouvidoria com pesquisa on-line e processos;
  • Controle dos documentos referentes ao órgão em andamento em outras entidades;
  • Fácil localização dos processos e providências tomadas a respeito desses;
  • Pesquisa completa aos processos;
  • Preparação de documentos com informações parametrizadas ao texto e sua oficialização;
  • Gerenciamento de toda a tramitação dos processos até o seu arquivamento;
  • Conhecimento dos setores onde ocorrem maiores atrasos nos despachos, através do controle de tempo especificado para cada tipo de documento, agilizando assim a tomada de providências;
  • Possibilidade de apensar ou anexar um processo a um principal, mantendo todo o histórico de tramitação;
  • Temporalidade de arquivamento dos processos;
  • Comprovante de despacho gerado pelo próprio sistema ao enviar os processos, controlando assim a remessa;
  • Gráficos demonstrativos de solicitações de Municípios;
  • O contribuinte e o cidadão poderão acompanhar todos os processos através da Internet.

Diferenciais:

  • Utilização de certificação digital para recebimento e envio de processos;
  • Tramitação de processos via web com workflow (fluxo dos processos);
  • Digitalização de documentos automaticamente;
  • Consulta de processo, andamento e despachos via web;
  • Cadastro de usuários e grupos de usuários para definição dos mesmos por setores;
  • Cadastro de assuntos e grupos de assuntos;
  • Cadastro dos requerimentos informando requerente, local, funcionário a que se destina a solicitação efetuada;
  • Preparação de qualquer documento eletrônico;
  • Verificação do andamento dos despachos e providências tomadas com cada documento interno e pela web;
  • Distribuição de documentos oficiais da Prefeitura a serem entregues, como as correspondências, controlando a entrega;
  • Arquivamento dos documentos após as tomadas de providências ou indeferimento desses;
  • Pesquisa dos documentos quando necessário;
  • Requerimentos com texto padrão ou montado pelo usuário e emissão de pré-solicitação e documentos anexos;
  • Remessa com os documentos que nela estão anexados;
  • Ficha de andamento de documentos por requerente, secretaria, local, tipo de requerimento e assunto;
  • Utilização de workflow (fluxo dos processos) criado de forma padronizada;
  • Preparação de vários documentos baseados em padrões criados através da tabela de documentos e a partir de modelos;
  • Requerimento através de assuntos modelo com fluxos padrões para a entrega com a mesma previsão de datas;
  • Possibilidade de criar, digitalizar e transferir documentos de microfilmagens em documentos oficiais com assinaturas digitais;
  • Assinaturas digitais em vários documentos digitalizados;
  • Pesquisa por vários parâmetros para localizar documentos, processos e trâmites que passaram no E&L Protocolo, Documentos Eletrônicos e Processos;
  • Emissão da planilha de entrega de correspondência a cada remetente;
  • Emissão de relatórios de controle de documentos que estão em andamento, parados ou arquivados;
  • Relatórios gerenciais para verificação de tipos de requerimentos mais solicitados;
  • Emissão de vários gráficos demonstrativos para os setores administrativos, como por exemplo:
  • Gráfico totalizador por secretarias, locais, requerentes, tipos de requerimentos, assuntos etc.;
  • Gráfico demonstrativo da movimentação de documento por departamento ou responsáveis.


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