InfoGed - Gestão de Documentos

Diante do crescimento acelerado da internet, com um mercado cada vez mais globalizado deram ascensão à área da informação modificando a utilização desses sistemas no gerenciamento dos negócios. As grandes indústrias internacionais têm nos sistemas de informações e na sua tecnologia uma das principais armas para a concorrência acirrada existente no mercado atualmente.

As empresas dependem de ferramentas da informação como a internet e sistemas de rede para executar a maior parte de seus trabalhos, ligando setores de planejamento e execução em todo o mundo. Em tempos cada vez mais turbulentos, onde o tempo tem se tornado raro e por isso elemento de alto valor, a utilização da tecnologia tem buscado agilizar os processos de compra, venda, negociação, investimentos e tantos outros fatores.

Requisitos do sistema gerenciador de documentos

Os objetivos de um sistema para gerenciamento de documentos incluem:

  • Melhorar a velocidade dos processos da empresa;
  • Reduzir custos dos processos;
  • Produzir documentos que comunicam seu conteúdo mais efetivamente;
  • Reduzir custos de produção de documentos;
  • Melhorar a importância dos documentos recebidos por um indivíduo, isto é, dar a informação certa para a pessoa certa;
  • Reduzir custos para obter documentos solicitados.

Gerenciamento de documentos

  • O gerenciamento de documentos adquire agora mais importância com a perspectiva das empresas utilizarem formas mais complexas de armazenar e dispor de informações, que não aquela que simplesmente transpõe as informações do papel para meios eletrônicos.
  • Recursos multimídia, abordagem de orientação a objetos e as ideias dos bancos de dados distribuídos, ganham força nas organizações. Isso tudo exige uma nova dinâmica na condução de projetos de implantação da gerência de documentos.
  • O gerenciamento eletrônico de documentos exige habilidade de trabalhar com uma variedade de formatos, que nem sempre podem ser previstos pelos projetistas de aplicação ou por seus usuários. Imagens, textos e gráficos podem ser armazenados como imagens. De acordo com o tipo de uso desta informação, entretanto, este pode ou não ser o método mais eficiente ou o mais efetivo.
  • O tipo de documento, o método de recuperação e a necessidade de armazenamento determinarão o conteúdo e a arquitetura do documento, e como resultado orienta para a tecnologia de informação necessária. O gerenciamento eletrônico de documentos envolve a organização sistematizada e automatizada, interna e externa, de documentos ao longo do tempo, através de algum tipo de banco de dados ou seu equivalente.
  • Gerenciar e organizar os documentos que circulam por uma empresa não é tarefa fácil. Mesmo pequenas empresas recebem grandes quantidades de correspondência de seus clientes e fornecedores, além da documentação gerada dentro da própria organização, tais como memorandos, cartas, requisições, documentação fiscal, etc., tornando difícil a tarefa de armazenar, recuperar ou acompanhar o processamento do documento na organização.
  • Com o advento do microcomputador e com as facilidades do editor de texto, as empresas mudaram a maneira de trabalhar, utilizando esses recursos e melhorando o gerenciamento dos documentos. As mudanças nesse processo, em empresas de maior porte, ocorreram seguindo o que poderia ser caracterizada como uma evolução natural, não contando com outros fatores que acelerassem ou disciplinassem seu andamento. Na prática, as mudanças foram incentivadas pela própria área de informática que, na maioria das vezes, servia como piloto.

Características

  • Totalmente web – Tenha acesso seguro aos seus documentos de qualquer lugar a qualquer tempo.
  • Documentos armazenados em banco de dados ;
  • Acesso por perfil de usuário – Com esta funcionalidade, você define quais recursos do sistema o usuário terá acesso.
  • Gerenciamento por áreas – Controle por o acesso dos usuários área/departamento (RH, Financeiro, Contábil, Jurídico, Expedição etc.).
  • Filtros inteligentes e dinâmicos – Filtros inteligentes permitem encontrar qualquer tipo de documento.
  • Diversos relatórios gerenciais – Faça a gestão dos documentos com vários relatórios gerenciais e operacionais.
  • Relatórios e Consultas em diversos formatos de saída – Exporte documentos e dados para PDF, Excel, Word e Texto.
  • Envio automático de documento por e-mail – O usuário pode receber o documento por e-mail.
  • Controle de documentos pendentes – Áreas como RH, alguns documentos são obrigatórios. O Infocraft GED permite que você faça a gestão desses documentos pendentes.


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