Sua Instituição de Ensino está preparada para o Acervo Acadêmico Digital?

O novo Decreto Federal n.9.235, de 15 de dezembro de 2017, trouxe importantes pontos sobre o que tange ao sistema de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior (IES).

Por isso, tem sido visto como um novo marco regulatório para o setor e pontua bem que a mantenedora da instituição tem a responsabilidade pela guarda e gestão do acervo, inclusive em caso de encerramento da oferta de cursos (artigo 58), garantindo as informações com integridade e autenticidade em meio digital com prazo para execução em até 24 meses.

O Decreto é bem específico ao mencionar que a instituição deve utilizar um método que garanta integridade e autenticidade das informações contidas nos documentos originais.

Para se encaixar nas novas normas previstas no Decreto, a IES pode recorrer a todo suporte tecnológico adequado para garantir a correta digitalização dos documentos com a maior facilidade possível.

MAS COMO GARANTIR A INTEGRIDADE E AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS CUJO VALOR LEGAL DE ORIGINAL ESTÃO NO SUPORTE PAPEL, DIFERENTEMENTE DOS DOCUMENTOS QUE JÁ PODEM NASCER COM VALOR LEGAL NO MUNDO DIGITAL (NATO-DIGITAIS)?

Este entendimento é fundamental pois a digitalização dos documentos originais em papel sem a devida garantia de autenticidade e integridade realizada de maneira errônea pode recair diretamente sobre os representantes legais da IES pois, conforme a Portaria 22, parágrafo 4o. do artigo 36 (“O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta”) e o Inciso IV do artigo 43 (“utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo”).

Certifique-se sobre a importância de se entender claramente o que significa INTEGRIDADE E AUTENTICIDADE em meio digital, tanto para documentos nato-digitais como para documentos digitalizados cuja originalidade se encontra no suporte físico (papel), conforme caput do artigo 43 (“O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais”).

A preocupação de digitalizar e preservar esse tipo de informação adequadamente é grande, pois traz segurança a essa importante movimentação em âmbito acadêmico e também garante um controle muito maior em relação à integridade e à confiabilidade por parte da instituição.

Estamos preparados para apresentar uma solução tecnológica para gestão eletrônica dos documentos que está em conformidade da portaria do MEC 1224/13 e o decreto 9235/17.